El proceso para llevar a cabo la técnica de los Seis Sombreros es estructurado, pero a la vez lo suficientemente flexible para adaptarse a diferentes situaciones y equipos. A continuación, se detalla el paso a paso para aplicarla correctamente:
- Preparación y asignación del rol de facilitador Todo el proceso debe estar guiado por un moderador o director de la sesión, quien asume permanentemente (o de forma principal) el Sombrero Azul. Este facilitador es responsable de:
- Presentar claramente el problema o reto a los participantes.
- Explicar la dinámica y qué representa cada uno de los seis colores para asegurar que todos entiendan las reglas del juego.
- Definir los objetivos de la reunión y la ruta que se va a seguir.
- Elección de la modalidad de aplicación El facilitador (Sombrero Azul) debe decidir cómo se van a utilizar los sombreros. Existen principalmente dos variantes:
Modalidad secuencial (Pensamiento Paralelo): Es la más habitual y recomendada. Todos los participantes se “ponen” el mismo sombrero al mismo tiempo y miran en una misma dirección. Esto fomenta la colaboración y evita las confrontaciones típicas donde uno ataca y otro defiende.
Modalidad repartida o individual: Se asignan sombreros de distintos colores a los diferentes participantes para que cada uno opine desde ese rol específico. También se puede pedir a una persona en particular (por ejemplo, alguien muy negativo) que se ponga un sombrero específico (como el amarillo o verde) para forzarle a cambiar su perspectiva temporalmente.
- Diseño de la secuencia de sombreros El orden en el que se usan los sombreros es el “secreto” del éxito de la técnica y puede planificarse con antelación o evolucionar sobre la marcha. Aunque no hay un camino único, existen pautas para organizar la sesión:
Apertura: Se suele comenzar con el Sombrero Azul para fijar las metas, seguido inmediatamente del Sombrero Blanco para que todos los participantes partan de la misma base de información, datos y hechos objetivos.
Manejo de emociones iniciales: Si el tema genera mucha tensión, controversia o animadversión previa, es muy recomendable empezar con el Sombrero Rojo para que los participantes liberen sus emociones e instintos sin bloquear el análisis posterior. Por el contrario, si hay un exceso de entusiasmo previo, se puede empezar con el Sombrero Amarillo para liberar esa carga positiva.
Desarrollo: A continuación, se alternan los sombreros según la necesidad. Por ejemplo, el Verde para generar soluciones, el Amarillo para buscar sus beneficios, y el Negro para evaluar riesgos y puntos críticos de forma constructiva.
- Ejecución y control del tiempo Para que la sesión mantenga la agilidad (similar a un brainstorming), el tiempo de uso de cada sombrero debe ser muy breve:
Se recomienda asignar aproximadamente 1 minuto por persona para cada sombrero.
La única excepción es el Sombrero Rojo, cuyo uso debe limitarse a unos 30 segundos. Esto asegura que las personas expresen una reacción puramente visceral e instintiva, evitando que intenten racionalizar o justificar sus emociones.
Durante esta fase, el facilitador (Sombrero Azul) debe asegurar que nadie se salga de su rol (por ejemplo, evitar que alguien dé ideas creativas “verdes” cuando es el turno de buscar riesgos con el sombrero “negro”).
- Cierre y toma de decisiones La sesión finaliza cuando se agota el tiempo previsto o cuando las opiniones llegan a un punto de saturación. En esta etapa de cierre:
El grupo analiza críticamente las alternativas generadas y selecciona la mejor solución.
Se puede hacer una última ronda rápida de Sombrero Rojo para medir el nivel de aceptación emocional o los sentimientos finales del equipo ante las opciones disponibles.
Finalmente, la sesión concluye con el Sombrero Azul, que se encarga de resumir lo logrado, organizar los conceptos obtenidos, tomar la decisión definitiva y establecer un plan de acción para poner en práctica la solución acordada